Protezione dei dati personali
Data la crescente internazionalizzazione delle relazioni commerciali, in questi ultimi anni le aziende hanno iniziato a doversi confrontare sempre più spesso anche con le direttive sulla privacy degli altri paesi. A ciò si aggiunge il progresso tecnico, una grossa sfida soprattutto quando si ha a che fare con dati online.
Per questi motivi la Commissione UE ha deciso di armonizzare la protezione dei dati. Il nuovo regolamento comunitario (GDPR) ha introdotto una disciplina unitaria in tutta Europa, entrata in vigore il 25 maggio 2018.
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Fatti riguardanti l’argomento
Nello schema che segue elenchiamo i requisiti principali che deve avere un’azienda artigiana, peraltro senza pretesa di completezza. Si tenga comunque presente che non ogni responsabile deve possederli uno per uno. Ciò andrà valutato di caso in caso.
Le principali attività di elaborazione in un’azienda artigiana sono queste:
- Buste paga (affidate a un commercialista)
- Gestione del personale
- Gestione del sito web aziendale
- Gestione dei clienti
Tra i principali requisiti di un’impresa artigiana rientrano:
Obbligo di informazione
Ogni impresa artigiana è tenuta a informare le persone coinvolte (cioè in particolare clienti e dipendenti) sull’elaborazione dei dati personali che rileva. Le persone in questione hanno anche il diritto di ricevere informazioni su come vengono elaborati i loro dati.
Obbligo di protezione dei dati da parte dei dipendenti
Quando iniziano la loro attività, i dipendenti aventi a che fare con dati personali devono essere informati e obbligati a elaborare i dati personali in conformità alla regolamentazione GDPR.
Elaborazione di incarichi
Nel momento in cui le imprese artigiane ricorrono a servizi esterni (ad es. contabilità, medicina del lavoro etc.), affidando ad altre aziende l’elaborazione di dati personali, sono tenute a stipulare un contratto scritto al riguardo.
Registro delle attività di elaborazione
Le imprese artigiane hanno a che fare regolarmente con dati di clienti e dipendenti: di conseguenza devono tenere un registro (sintetico nei contenuti) delle loro attività di elaborazione.
Sicurezza
Per tutelare i dati personali che vengono elaborati, di regola sono sufficienti misure standard. Ne fanno parte ad esempio sistemi operativi e applicazioni aggiornate, password, backup regolari, scanner di virus e diritti di utenti.
Cancellazione di dati
Nel momento in cui non esiste più una condizione legislativa per tenere memorizzati i dati personali (ad es. obbligo fiscale o commerciale), questi vanno cancellati. È il caso per esempio se un cliente non conferisce più nuovi incarichi da anni.
Videosorveglianza
Se un’impresa artigiana si serve di videosorveglianza, normalmente è necessario un corrispondente cartello di avvertenza che informi le persone presenti. Ciò andrà citato nel registro delle attività di elaborazione e nell’informativa sulla privacy. Inoltre occorre l’autorizzazione dell’Ufficio Lavoro della Provincia Autonoma di Bolzano prima che l’impianto sia messo in funzione. Lo stesso vale per l’utilizzo di GPS.
Supporto del lvh.apa
Per assistere i soci in materia di protezione dei dati e aiutarli ad applicarla, l’apa offre consulenze gratuite per telefono o anche nella sede di Bolzano.
Abbiamo individuato due sistemi che le aziende possono usare per mettersi in regola con la nuova direttiva sulla privacy:
- Innanzitutto ci sono moduli standardizzati da auto-compilare: su richiesta vengono resi disponibili gratuitamente ad ogni socio. Questi moduli sono destinati in prevalenza alle aziende di una persona che rientrano nella classe di rischio più bassa (vale a dire che non ci sono dati sensibili).
- In secondo luogo si può far preparare un pacchetto su misura per l’azienda artigiana. A tale scopo ci siamo convenzionati con tecnici che si occupano dell’elaborazione a un prezzo di convenienza. Il modulo per la richiesta lo trovate nella sezione download.
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