Datenschutz
Die zunehmende Internationalisierung in den Geschäftsbeziehungen erforderte, dass sich Unternehmen in den letzten Jahren immer mehr auch mit den Datenschutzbestimmungen anderer Länder beschäftigen mussten. Hinzu kommt der technische Fortschritt, der vor allem im Umgang mit Daten im Online-Bereich eine große Herausforderung darstellt.
Aus diesem Grund hat die EU-Kommission eine Harmonisierung des Datenschutzes beschlossen. Mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) wurde eine europaweit einheitliche Datenschutzregelung geschaffen, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist.
ausgearbeitete Datenschutzpakete
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Fakten zum Thema Datenschutz
In der folgenden Übersicht werden die wichtigsten Anforderungen für einen Handwerksbetrieb aufgelistet, jedoch ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Zu beachten ist daher, dass nicht jeder Verantwortliche pauschal alle diese Anforderungen erfüllen muss. Dies muss von Fall zu Fall individuell bewertet werden.
Die wichtigsten Verarbeitungstätigkeiten in einem Handwerksbetrieb sind:
- Lohnabrechnung (über einen Steuerberater)
- Personalverwaltung
- Betrieb der Firmenwebseite
- Kundenverwaltung
Einige der wichtigsten Anforderungen für einen Handwerksbetrieb sind:
Informations- und Auskunftspflicht
Jeder Handwerksbetrieb hat die betroffenen Personen (d. h. insbesondere Kunden und Mitarbeiter) schon bei der Datenerhebung über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Die betroffenen Personen haben auch das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten zu erhalten.
Datenschutz-Verpflichtung von Beschäftigten
Bei der Aufnahme der Tätigkeit sind Beschäftigte, die mit personenbezogenen Daten umgehen, zu informieren und dahingehend zu verpflichten, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach den Grundsätzen der DSGVO erfolgt.
Auftragsverarbeitung
Sofern Handwerksbetriebe externe Dienstleistungen (z.B. Buchhaltung, Arbeitsmedizin usw.) in Anspruch nehmen, um personenbezogene Daten in ihrem Auftrag durch andere Unternehmen verarbeiten zu lassen, müssen sie mit dem Dienstleister einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit
Handwerksbetriebe gehen regelmäßig mit Kunden- und Mitarbeiterdaten um und müssen ein – vom Umfang her überschaubares – Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen.
Sicherheit
Um die personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung zu schützen, sind Standardmaßnahmen im Regelfall ausreichend. Dazu gehören u.a. aktuelle Betriebssysteme und Anwendungen, Passwortschutz, regelmäßige Backups, Virenscanner und Benutzerrechte.
Löschung von Daten
Sobald keine gesetzliche Grundlage (z.B. steuerliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht) für die Speicherung von personenbezogenen Daten mehr besteht, sind diese zu löschen. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Kunde mehrere Jahre lang keine neuen Aufträge mehr erteilt hat.
Videoüberwachung
Führt ein Handwerksbetrieb Videoüberwachung durch, ist im Normalfall eine entsprechende Hinweisbeschilderung erforderlich, um die betroffenen Personen über die Videoüberwachung zu informieren. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und im Informationsschreiben zum Datenschutz muss dies berücksichtigt werden. Zudem muss von der Abteilung Arbeit der Autonomen Provinz Bozen vor Inbetriebnahme eine Genehmigung eingeholt werden. Gleiches gilt für den Gebrauch von GPS.
Unterstützung durch den lvh
Um seine Mitglieder im Bereich Datenschutz zu informieren und ihnen bei der Umsetzung zu helfen, bietet der lvh gezielte kostenlose Beratungen per Telefon oder vor Ort im Hauptsitz in Bozen an.
Um den Betrieb an die neue Datenschutzgrundverordnung anzupassen, wurden zwei Möglichkeiten ausgearbeitet:
- Einerseits gibt es standardisierte Formulare zum Selbstausfüllen, welche jedem Mitglied auf Anfrage kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Diese Vorlagen sind vorwiegend für 1-Mann-Betriebe vorgesehen, welche in die niederste Risikoklasse fallen (d. h. keine sensiblen Daten).
- Andererseits kann ein speziell auf Handwerksbetriebe zugeschnittenes Paket erarbeitet werden. Hierfür wurde eine Konvention mit Technikern abgeschlossen, welche diese Ausarbeitung zu kostengünstigen Preisen anbietet. Das Anmeldeformular dazu finden Sie untenstehend.
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